Ra mắt Team Seats & Roles: Chia sẻ một tài khoản với cả nhóm của bạn

Cho đến nay, vận hành Badges Ninja theo nhóm đồng nghĩa với việc dùng chung một bộ thông tin đăng nhập — hoặc tạo các tài khoản riêng biệt và mất đi cái nhìn chung về tổ chức cấp, huy hiệu và chứng chỉ của bạn. Hôm nay điều đó thay đổi. Team Seats & Roles cho phép chủ tài khoản mời đồng nghiệp qua email để cùng làm việc trong một tài khoản, mỗi người có đăng nhập riêng và vai trò phù hợp với công việc thực tế của họ.

Không còn mật khẩu dùng chung. Không còn tổ chức cấp bị trùng lặp giữa các tài khoản cá nhân. Một tài khoản, một bộ tài nguyên, và quyền hạn rõ ràng cho tất cả những ai sử dụng chúng.

Những gì bạn có thể làm ngay bây giờ

Chủ tài khoản có thể mời đồng nghiệp tham gia tài khoản của mình. Sau khi đồng nghiệp chấp nhận lời mời, họ đăng nhập bằng email riêng của mình và thấy cùng những tổ chức cấp, lớp huy hiệu và chứng chỉ mà tài khoản đó sở hữu — trong phạm vi mà vai trò của họ cho phép. Bạn quản lý mọi người từ một nơi duy nhất tại Settings → Team.

Bốn vai trò

Mỗi thành viên nhận một vai trò. Phạm vi vai trò mang tính tích lũy, từ chỉ đọc cho đến toàn quyền kiểm soát:

• Owner — toàn quyền kiểm soát, bao gồm thanh toán và gói dịch vụ. Người tạo tài khoản là Owner.
• Admin — quản lý thành viên và mọi tài nguyên, nhưng không quản lý thanh toán.
• Editor — tạo huy hiệu và cấp chứng chỉ, nhưng không thể quản lý thành viên.
• Viewer — quyền truy cập chỉ đọc đối với tổ chức cấp, huy hiệu và chứng chỉ.

Điều này phản ánh đúng cách hầu hết các nhóm vận hành thực tế: các nhà thiết kế và quản lý chương trình của bạn cấp chứng chỉ với vai trò Editor, trưởng nhóm phụ trách thêm người mới là Admin, bộ phận tài chính hoặc một bên liên quan chỉ cần theo dõi việc cấp chứng chỉ là Viewer, và người sở hữu gói dịch vụ vẫn là Owner.

Cách mời một đồng nghiệp

Quy trình này chỉ mất khoảng một phút:

1. Vào Settings → Team trong bảng điều khiển của bạn.
2. Nhập địa chỉ email của đồng nghiệp và chọn vai trò.
3. Họ sẽ nhận được email mời với liên kết chấp nhận.
4. Họ nhấp vào liên kết và đăng nhập — email họ dùng để đăng nhập phải trùng khớp với email bạn đã mời.
5. Vậy là xong. Quyền truy cập của họ phản ánh ngay vai trò được cấp.

Vì việc chấp nhận lời mời gắn liền với địa chỉ email được mời, một lời mời chỉ có thể được nhận bởi đúng người mà bạn đã gửi. Bạn có thể thay đổi vai trò của một thành viên hoặc xóa họ bất cứ lúc nào từ chính trang Settings → Team.

Chỗ ngồi được bao gồm trong mọi gói

Chỗ ngồi là một phần của gói dịch vụ của bạn — không phải tiện ích trả thêm. Owner của tài khoản tính là một chỗ ngồi, và số còn lại có thể dùng để mời thêm người:

Điều đó có nghĩa là ngay cả gói Free cũng cho phép bạn mời thêm một người nữa mà không tốn phí, còn Starter và Pro sẽ mở rộng khi nhóm của bạn phát triển.

Đây là phần đáng nói thẳng: các nền tảng cấp chứng chỉ tương tự thường khóa tính năng cộng tác nhóm sau các gói đắt tiền nhất, hoặc tính phí theo từng chỗ ngồi ngoài gói thuê bao cơ bản. Trên Badges Ninja, chỗ ngồi được bao gồm trong mọi gói — kể cả Free. Cộng tác cùng nhóm của bạn không phải là một gói nâng cấp; đó là cách sản phẩm này vận hành ngay từ đầu.

Vì sao chúng tôi xây dựng tính năng này

Việc cấp chứng chỉ hiếm khi là công việc của một người. Một đơn vị đào tạo có giảng viên thiết kế huy hiệu và một trưởng bộ phận vận hành phụ trách việc cấp phát. Một hội nghị có đội ngũ marketing thiết kế hình ảnh và bàn đăng ký cấp chứng chỉ vào ngày diễn ra sự kiện. Một công ty công nhận nhân viên có bộ phận nhân sự, một quản lý chương trình và một nhà tài trợ điều hành chỉ muốn thấy mọi thứ hoạt động trơn tru.

Việc buộc tất cả những điều đó phải đi qua một tài khoản đăng nhập dùng chung là mong manh và thiếu an toàn. Team Seats & Roles trao cho mỗi người danh tính riêng và mức quyền truy cập phù hợp, đồng thời vẫn giữ mọi tổ chức cấp, huy hiệu và chứng chỉ trong một tài khoản chung.

Câu hỏi thường gặp

Mời đồng nghiệp có tốn thêm phí không? Không. Chỗ ngồi đã được bao gồm trong gói dịch vụ của bạn — 2 ở gói Free, 5 ở Starter, 20 ở Pro. Không có phí theo từng chỗ ngồi cộng thêm vào gói thuê bao của bạn.

Điều gì xảy ra nếu người được mời đăng nhập bằng email khác? Lời mời gắn liền với địa chỉ email bạn đã mời. Để chấp nhận, họ phải đăng nhập bằng đúng địa chỉ email đó. Nếu họ dùng email khác, lời mời sẽ không áp dụng cho lần đăng nhập đó.

Tôi có thể thay đổi vai trò của ai đó sau này không? Có. Vai trò không cố định vĩnh viễn. Từ Settings → Team, Owner hoặc một Admin có thể thay đổi vai trò của bất kỳ thành viên nào hoặc xóa họ bất cứ lúc nào.

Ai có thể quản lý thanh toán? Chỉ Owner. Admin có thể quản lý thành viên và mọi tài nguyên, nhưng thanh toán và gói dịch vụ vẫn thuộc về Owner.

Đồng nghiệp có chia sẻ tổ chức cấp và chứng chỉ của tài khoản không? Có. Mọi người làm việc trong cùng một tài khoản, vì vậy tất cả thành viên đều thấy cùng những tổ chức cấp, lớp huy hiệu và chứng chỉ — trong phạm vi mà vai trò của họ cho phép.

Bắt đầu ngay

Team Seats & Roles đã hoạt động ngay bây giờ trên mọi gói dịch vụ. Mở Settings → Team trong bảng điều khiển của bạn để gửi lời mời đầu tiên — hoặc bắt đầu miễn phí tại badges.ninja nếu bạn mới bắt đầu. Cả nhóm của bạn có thể cấp chứng chỉ có thể xác minh từ một tài khoản duy nhất, với quyền truy cập phù hợp cho từng người, mà không tốn thêm chi phí nào.